Databehandleraftale

Databehandleraftale

Denne databehandleraftale danner grundlaget for, hvordan Obiyen behandler personoplysninger på vegne af vores kunder. Aftalen træder i kraft, når kunden tilmelder sig som bruger af vores tjenester.

Denne databehandleraftale er udarbejdet i overensstemmelse med artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (“GDPR”) for at regulere Obiyens behandling af personoplysninger på dine vegne som kunde.

Aftalen indgås mellem:

Dataansvarlig:
[Virksomhedens navn, adresse og CVR-nummer]
Kontaktperson:
[Kontaktperson og kontaktoplysninger]

Databehandler:
Obiyen v/ AWORK Innovate A/S
Dronning Olgas Vej 2, 1. sal
2000 Frederiksberg
CVR: 34725845

I det følgende benævnes parterne henholdsvis “den dataansvarlige” og “databehandleren”. Samlet benævnes de “parterne”.

1. Formål og grundlag

1.1 Begreber som “personoplysninger”, “særlige kategorier af personoplysninger”, “behandling”, “den registrerede”, “dataansvarlig” og “databehandler” skal forstås i overensstemmelse med definitionerne i GDPR.

1.2 Formålet med denne aftale er at sikre overholdelse af gældende databeskyttelseslovgivning og at dokumentere den dataansvarliges instrukser til databehandleren. Behandlingen af personoplysninger sker for at understøtte den dataansvarliges brug af Obiyens softwareløsning, som nærmere beskrevet i vores vilkår og betingelser.

1.3 Denne aftale fastlægger parternes ansvar og forpligtelser vedrørende behandling af personoplysninger, hvor Obiyen handler på vegne af den dataansvarlige.

1.4 Denne aftale har forrang i tilfælde af konflikt med andre vilkår vedrørende behandling af personoplysninger mellem parterne. Aftalen gælder, så længe den dataansvarlige anvender Obiyens software.

1.5 Intet i denne aftale fritager databehandleren for de forpligtelser, der følger af gældende databeskyttelseslovgivning.

2. Den dataansvarliges pligter og rettigheder

2.1 Den dataansvarlige skal sikre, at al behandling af personoplysninger i forbindelse med brugen af Obiyens softwareløsning sker i overensstemmelse med GDPR artikel 24 samt anden relevant EU-retlig eller national lovgivning og denne aftale.

2.2 Den dataansvarlige har den eksklusive ret til at træffe beslutninger om formålene med og midlerne til behandlingen af personoplysninger, herunder hvilke oplysninger der behandles og indtastes i Obiyens system.

2.3 Det er den dataansvarliges ansvar at sikre, at der foreligger et lovligt behandlingsgrundlag for den behandling og videregivelse af personoplysninger, som databehandleren foretager, herunder til eventuelle underdatabehandlere, som databehandleren anvender og som fremgår af den til enhver tid gældende oversigt.

2.4 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at de personoplysninger, som behandles af databehandleren, er korrekte, pålidelige og lovligt indsamlet.

2.5 Den dataansvarlige skal sikre, at alle nødvendige tilladelser og anmeldelseskrav over for relevante myndigheder er opfyldt i relation til behandlingen af personoplysninger.

2.6 Det er den dataansvarliges ansvar at informere de registrerede om behandlingen af deres personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

2.7 Den dataansvarlige erklærer, at Obiyen har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de registreredes rettigheder og oplysninger.

3. Behandling i overensstemmelse med instrukser

3.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med dokumenterede instrukser fra den dataansvarlige, medmindre andet kræves i henhold til EU-ret eller national lovgivning. Ved at indgå denne aftale instruerer den dataansvarlige databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:

3.1.1 I overensstemmelse med gældende lovgivning;

3.1.2 For at opfylde forpligtelser i henhold til Obiyens vilkår for brug af systemet;

3.1.3 Som nærmere beskrevet i denne aftale.

3.2 Hvis en instruks fra den dataansvarlige vurderes at være i strid med gældende databeskyttelseslovgivning, skal databehandleren straks underrette den dataansvarlige.

4. Behandlingssikkerhed

4.1 Databehandleren skal opretholde et højt sikkerhedsniveau ved at implementere relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger.

4.2 Adgang til personoplysninger må kun gives til personer, der er underlagt fortrolighedsforpligtelser, og kun i det omfang det er nødvendigt for at opfylde denne aftale. Fortrolighedsforpligtelsen gælder også efter aftalens ophør.

4.3 Obiyen har implementeret flere sikkerhedsforanstaltninger, herunder:

4.3.1 Gennemførelse af regelmæssige risikovurderinger for at sikre, at de tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige;

4.3.2 Kryptering af personoplysninger under transmission via internettet;

4.3.3 Uddannelse af medarbejdere i databeskyttelse og IT-sikkerhed;

4.3.4 Begrænsning af adgang til personoplysninger til kun relevante personer;

4.3.5 Kontrolsystemer til at identificere og rapportere sikkerhedsbrud;

4.3.6 Løbende test af systemer og procedurer for at opretholde sikkerheden.

5. Brug af underdatabehandlere

5.1 Denne aftale udgør den dataansvarliges generelle skriftlige godkendelse til brug af underdatabehandlere, både inden for og uden for EU/EØS, forudsat at overførslen sker med passende garantier i overensstemmelse med GDPR kapitel V, såsom EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Obiyen anvender aktuelt kun databehandlere med serverplacering i EU/EØS, og hvis serverplaceringen ændres, vil den dataansvarlige blive informeret på forhånd.

5.2 Obiyen sikrer, at underdatabehandlere overholder de samme forpligtelser som dem, der er fastsat i denne aftale. Den dataansvarlige skal informeres mindst 30 dage før en ny underdatabehandler tages i brug og har ret til at gøre indsigelse, hvis databeskyttelseslovgivningen ikke overholdes. Hvis der ikke kan opnås enighed, kan den dataansvarlige opsige abonnementet med kort varsel.

6. Overførsel til tredjelande

6.1 Enhver overførsel af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation skal være baseret på et gyldigt overførselsgrundlag, såsom EU’s standardkontraktbestemmelser (SCC’er).

7. Bistand til den dataansvarlige

7.1 Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen, herunder behandlingssikkerhed, anmeldelse af databrud og overholdelse af de registreredes rettigheder.

7.2 Databehandleren må ikke besvare henvendelser fra registrerede uden tilladelse fra den dataansvarlige og må ikke videregive oplysninger uden en lovmæssig forpligtelse til det.

8. Underretning om databrud

8.1 Databehandleren skal straks underrette den dataansvarlige om sikkerhedsbrud, der involverer personoplysninger, så den dataansvarlige kan opfylde sine forpligtelser i henhold til databeskyttelsesforordningen.

9. Returnering og sletning af data

9.1 Ved abonnementets ophør kan den dataansvarlige få sine data udleveret. Herefter vil databehandleren slette eller anonymisere alle personoplysninger i overensstemmelse med gældende regler.

10. Revision og inspektion

10.1 Den dataansvarlige har ret til at gennemføre revision af databehandlerens overholdelse af denne aftale. Obiyen vil samarbejde i forbindelse med sådanne revisioner og levere den nødvendige dokumentation.

11. Aftalens varighed

11.1 Denne aftale gælder, så længe Obiyen behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

12. Ændringer i aftalen

12.1 Ændringer i denne aftale varsles 30 dage før, de træder i kraft. Fortsat brug af Obiyens tjenester efter sådanne ændringer betragtes som accept af de nye vilkår.

13. Ansvar

13.1 Ansvar i forbindelse med overtrædelse af denne aftale reguleres af Obiyens almindelige vilkår og betingelser.

14. Lovvalg og værneting

14.1 Denne aftale er underlagt dansk ret, og enhver tvist skal afgøres ved Retten i Helsingør.

Bilag A – Kategorier af personoplysninger

a. Personoplysninger, der kan behandles, omfatter blandt andet:

• Navn
• Titel
• Telefonnummer
• E-mail
• Adresse
• Andre relevante oplysninger

Bilag B – Underdatabehandlere

Obiyen anvender flere underdatabehandlere til at levere vores tjenester. Vi sikrer, at der er indgået gyldige aftaler med alle underdatabehandlere for at beskytte dine data bedst muligt.

Kontakt os på support@aworkone.dk
, hvis du har spørgsmål om vores brug af underdatabehandlere.